【インボイス対応】請求書の書き方と送付・保存マナー！記載事項とテンプレート活用法

インボイス制度に対応した請求書の書き方を徹底解説。適格請求書の必須6項目、免税事業者の記載方法、PDF・メールでの送付マナー、電子帳簿保存法に沿った保存ルールまで具体的にわかります。

副業を始めたばかりの方や個人事業主として独立したばかりの方にとって、「請求書をどのように作成し、送付すればよいのか」という疑問は避けて通れません。特に2023年10月からインボイス制度（適格請求書等保存方式）が導入されたことで、従来の請求書と何が違うのか、自分の発行する請求書が法律上の要件を満たしているのか不安に感じる方も多いでしょう。

請求書は単なるお金の催促状ではなく、取引の事実を証拠として残し、適切に税務処理を行うための重要な法的書類です。記入漏れやフォーマットの不備があると、取引先からの支払いが遅れたり、取引先の消費税額控除が認められず迷惑をかけたりするリスクがあります。

本記事では、インボイス制度に対応した「適格請求書」の必須記載項目から、免税事業者が発行する請求書との違い、テンプレートの活用方法、メールや郵送での送付マナー、そして発行・受領後の保存ルールまで、実務に必要な手順を網羅して解説します。

なお、自身がインボイス制度の登録事業者（課税事業者）になるべきかどうか等の判断基準については、インボイス制度と登録の判断で詳しく解説しています。本記事では、請求書という書類そのものの作成・運用実務に特化して深掘りします。

1. 請求書の役割と発行にあたっての基本原則

実務に入る前に、まずは請求書が持つ役割と、作成にあたって押さえておくべき基本原則を確認します。

請求書が持つ3つの役割

請求書には、ビジネス上の取引において以下の大きな役割があります。

支払請求の意思表示：提供したサービスや商品に対する対価を、期日までに支払ってもらうよう相手方に請求する。
取引内容の相互確認：納品した品目、数量、単価、請求金額、振込先口座などを明記し、当事者間での認識のずれを防ぐ。
税務・会計上の証明書類：売上や経費の計上根拠となり、消費税の仕入税額控除を受けるための証拠書類となる。

請求書を発行するタイミングと締め日

請求書を発行するタイミングは、取引先と締結した契約内容によって異なります。一般的には以下の2つの方式があります。

方式	概要	主な利用シーン
都度方式（都度請求）	納品やサービスの提供が完了するごとに請求書を発行する方式。	単発のWeb制作、イラスト納品、コンサルティングスポット案件など
掛売り方式（締め請求）	「毎月末日締め、翌月末日支払い」のように、特定の期間の取引をまとめて請求する方式。	継続的な業務委託契約、月額サポート契約など

締め請求を行う場合は、取引先の締め日（15日締め、20日締め、末日締めなど）に合わせて請求書を作成し、指定された期日までに届くよう送付する必要があります。

2. インボイス（適格請求書）に必要な6つの記載事項と書き方

インボイス制度の開始に伴い、課税事業者である「適格請求書発行事業者」が発行する請求書には、従来の請求書よりも詳しい記載が義務付けられています。これを「適格請求書（インボイス）」と呼びます。

適格請求書として認められるためには、以下の必須6項目がすべて漏れなく記載されていなければなりません。

適格請求書の必須6項目

【記載例イメージ】

 [発行者名・連絡先]
 山田太郎（山田デザイン事務所）
 〒100-0001 東京都千代田区...
 登録番号：T1234567890123  ←①

 請求日：2026年4月30日
 請求先：株式会社〇〇 御中     ←⑥

 請求金額：￥110,000-

 【取引明細】
 1. Webサイトデザイン制作（2026年4月15日納品） ←②③
    数量：1 / 単価：100,000円 / 金額：100,000円

 【税率別の内訳】                ←④⑤
 10%対象金額：100,000円（消費税額：10,000円）
 8%対象金額 ：0円（消費税額：0円）

上記イメージに対応する必須6項目の詳細は以下の通りです。

適格請求書発行事業者の氏名または名称、および登録番号
- 事業者名（本名または屋号）に加え、国税庁から交付された「T」から始まる13桁の登録番号を明記します。
取引年月日
- 実際にサービスを提供した日、または商品の納品日を記載します。
取引内容（軽減税率の対象品目である旨）
- どのような業務・商品であるかを具体的に記載します。飲食料品など軽減税率（8%）が適用される品目がある場合は、「※は軽減税率対象」などの記号を付して区別します。
税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜または税込）および適用税率
- 10%対象の合計金額、8%対象の合計金額をそれぞれ明確に分けて記載し、適用される税率（10%、8%）を明記します。
税率ごとに区分した消費税額等
- 10%対象の消費税額、8%対象の消費税額をそれぞれ計算して記載します。
書類の交付を受ける事業者の氏名または名称
- 請求先の企業名や事業者名を正確に記載します（「〇〇株式会社御中」など）。

区分記載請求書（従来・非登録事業者）との違い

適格請求書と、インボイス登録をしていない事業者（免税事業者など）が発行する従来の請求書（区分記載請求書）の違いを比較表で確認しましょう。

項目	適格請求書（インボイス）	区分記載請求書（非登録事業者等）
発行できる事業者	国税庁に登録した「適格請求書発行事業者」	免税事業者を含むすべての事業者
登録番号（T+13桁）	必須	記載不可（番号が存在しないため）
適用税率の記載	必須（10%、8%の明記）	軽減税率対象品目がある場合のみ記載
消費税額等の明記	必須（税率別の消費税額を明記）	任意（全体または税抜表示のみでも可）
消費税の端数処理規則	厳格なルールあり（1請求書あたり各税率1回）	指定なし

インボイス制度における「端数処理」の厳格ルール

適格請求書を作成する際、消費税額の計算における「端数処理（切り捨て、切り上げ、四捨五入）」には法律上の明示的なルールがあります。

「1つの請求書につき、税率ごとにまとめて1回だけ端数処理を行う」

明細行ごとに消費税を計算して端数処理を行い、それを足し合わせる方法は認められません。

誤った計算例（明細ごとに端数処理）
- 商品A（10%）：1,055円 → 消費税105.5円 → 105円に切捨て
- 商品B（10%）：2,055円 → 消費税205.5円 → 205円に切捨て
- 合計消費税額：310円
正しい計算例（税率ごとに合計してから端数処理）
- 10%対象商品の税抜本体価格の合計：1,055円＋ 2,055円＝ 3,110円
- 消費税額計算：3,110円 × 10% ＝ 311.0円 → 端数処理（切捨て）して 311円

端数処理の方法（切り捨て・切り上げ・四捨五入）自体は、事業者間での合意があればどの方法を選んでも構いませんが、一般的には「切り捨て」が多く採用されています。

3. 免税事業者が発行する請求書の書き方と配慮

自身がインボイスの登録を行っていない免税事業者の場合、適格請求書ではなく従来の請求書形式で発行します。

免税事業者の請求書に必要な項目

免税事業者が発行する請求書には、以下の項目を記載します。

書類作成者の氏名または名称（屋号・個人名）
取引年月日
取引内容
取引金額（税込金額）
書類の交付を受ける事業者の氏名または名称

免税事業者が消費税分を請求してよいか？

免税事業者であっても、請求金額に消費税相当額を含めて請求すること自体は法律上禁止されていません。ただし、登録番号（Tから始まる番号）を持っていないため、請求書の中に「登録番号」を架空で記載したり、適格請求書であると誤認させるような嘘の表記を行ったりすることは厳禁です。

取引先が法人の場合、免税事業者からの請求書では消費税の仕入税額控除が制限されるため、取引先から請求書のフォーマットや金額の記載方法について指定を受ける場合があります。トラブルを防ぐためにも、事前に取引先と請求形式を確認しておくとスムーズです。

なお、これから副業を開始するにあたっての全体像や手続きの確認は副業を始める前の確認と手順を、自身がインボイス登録を行うべきかどうかの判断はインボイス制度と登録の判断をご参照ください。

4. 請求書テンプレートの項目別書き方と記入チェックリスト

請求書を作成する際は、エクセルやWordのテンプレート、またはクラウド型会計ソフト・請求書作成サービスを利用するのが効率的です。ここでは、各項目に記載すべき具体的内容と実務上の注意点を解説します。

請求書の主要構成項目と書き方のポイント

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|                              請 求 書                                 |
|                                                                       |
|  株式会社〇〇 御中                             請求書番号：INV-202604-01|
|                                                発行日    ：2026年4月30日|
|                                                                       |
|  下記の通りご請求申し上げます。                                       |
|  ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。                             |
|                                                [発注者・発行者情報]   |
|  ご請求金額： ￥ 110,000 - (税込)               山田 太郎             |
|  お支払期限： 2026年5月31日                    〒100-0001 東京都...  |
|                                                TEL: 03-XXXX-XXXX      |
|                                                登録番号：T1234567890123|
|-----------------------------------------------------------------------|
| 品名・項目         | 数量 | 単位 | 単価    | 税率 | 金額(税抜)       |
|--------------------+------+------+---------+------+-------------------|
| Webライティング業務|  2   | 記事 |  50,000 | 10%  | 100,000           |
| (2026年4月納品分)  |      |      |         |      |                   |
|-----------------------------------------------------------------------|
| 小計 (10%対象)                             | 100,000                  |
| 消費税額 (10%)                             |  10,000                  |
| 合計金額                                   | 110,000                  |
|-----------------------------------------------------------------------|
| 【振込先情報】                                                        |
|  金融機関：〇〇銀行 〇〇支店（店番号：123）                           |
|  預金種別：普通預金                                                   |
|  口座番号：1234567                                                    |
|  口座名義：ヤマダ タロウ                                              |
|  ※恐れ入りますが、振込手数料は貴社にてご負担願います。                 |
+-----------------------------------------------------------------------+

① 宛先（請求先）

法人宛ての場合は「株式会社〇〇御中」、部署や個人宛ての場合は「株式会社〇〇〇〇様」と正しく敬称を使い分けます。
表記の揺れ（「(株)」などの略称）を避け、正式名称で記載します。

② 発行日と支払期限

発行日：取引先との合意に基づく日付（締め日や発送日）を記載します。
支払期限：契約時に定めた期日（例：「翌月末日」など）を明確に記載します。期日が休日の場合の扱い（前営業日着金か翌営業日か）も必要に応じて調整します。

③ 請求書番号（採番）

自身の管理用に一意の番号を割り振ります（例：202604-001など）。
番号を重複させないことで、取引先からの照会や重複発行の防止に役立ちます。

④ 請求金額（合計）

一目でわかるよう、最上部または目立つ位置に税込の最終請求金額を大きく記載します。

⑤ 取引明細（品目・数量・単価・税率）

どのような作業を行ったのか、取引先が検収内容と照らし合わせられるレベルで具体的に記載します。
軽減税率が適用される商品がある場合は、どの品目が対象か明確に識別できるようにマークや注記を付けます。

⑥ 振込先口座情報と振込手数料

金融機関名、支店名（支店番号）、預金種別（普通・当座）、口座番号、口座名義（カタカナ）を正確に記載します。
振込手数料をどちらが負担するか（通常は発注者負担）について、「※振込手数料は貴社にてご負担いただきますようお願い申し上げます」といった注記を添えておきます。

⑦ 源泉徴収税の記載（必要な場合のみ）

原稿料、デザイン料、講演料など、個人事業主が特定の業務を法人から受注した場合、源泉徴収の対象となることがあります。
源泉徴収対象の案件では、請求書上で「源泉徴収税額」を差し引いた最終お支払金額を計算して記載すると、取引先の支払処理がスムーズになります。

請求書作成時の自己チェックリスト

発行前に以下の項目をチェックする習慣をつけましょう。

チェック項目	チェック内容	確認
宛名	相手方の会社名・部署名・氏名に誤字脱字はないか	□
発行日・期日	契約通りの締め日・支払期限になっているか	□
登録番号	登録事業者の場合、13桁の「T+番号」が正しく記載されているか	□
明細内容	納品物やサービス内容、数量、単価に誤りはないか	□
税率・税額	10%・8%が正しく区別され、消費税額が明記されているか	□
端数計算	端数処理は明細ごとではなく、税率ごとの合計に対して行われているか	□
振込先	口座番号やカタカナ名義に間違いはないか	□

5. 請求書の送付手順とビジネスマナー

請求書が完成したら、指定された方法で取引先へ送付します。送付方法には「PDF等を電子メールで送る方法」と「紙に印刷して郵送する方法」の2つがあります。

メールで送付する場合の手順とマナー

近年では、業務効率化やペーパーレス化の観点から、メール添付によるPDF送付が主流です。

1. 送付ファイルのフォーマット

請求書は必ずPDF形式に変換して送付します。ExcelやWordの生のファイルのまま送ると、第三者による改ざんのリスクや、相手の閲覧環境によってレイアウトが崩れる原因になります。

ファイル名例：請求書_202604分_ヤマダデザイン.pdf（誰からの何の書類か一目でわかる名称にする）

2. メール文面の作成テンプレート

メールで送信する際の標準的な文面例です。

件名：【ご請求】2026年4月分業務委託料につきまして（ヤマダデザイン 山田）

株式会社〇〇
制作事業部　佐藤様

お世話になっております。
ヤマダデザインの山田太郎です。

2026年4月分の業務委託料につきまして、
請求書を作成いたしましたので、添付ファイルにてお送りいたします。

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【請求内容】
・件名：Webサイトデザイン制作（4月納品分）
・請求金額：110,000円（税込）
・お支払期限：2026年5月31日
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ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。
内容にご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

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山田 太郎（ヤマダタロウ）
〒100-0001 東京都千代田区...
TEL：03-XXXX-XXXX / Mail：yamada@example.com
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郵送で送付する場合の手順とマナー

取引先の運用ルールにより紙の請求書を郵送する場合は、以下のマナーを守って手配します。

送付状（添え状）の同封
- 請求書単体を入れるのではなく、挨拶と封入書類の目録を記した「送付状」を一番上に重ねて同封します。
封筒の書き方
- 封筒の表面左下に、朱書き（赤いペンやスタンプ）で「請求書在中」と記載します。これにより、受け取った企業の郵便物仕分け担当者が重要書類であると即座に判断できます。
折り方と封入
- 請求書は原則として長形3号封筒（三つ折りが入るサイズ）を使用し、文字が印刷されている面を内側にして三つ折りにし、送付状が一番上にくるように封入します。

6. 発行・受領後の請求書保存ルール（電子帳簿保存法への対応）

請求書は、発行して相手に送ったら終わりではありません。自身が発行した請求書の控え、および取引先から受領した請求書は、法律で定められた期間と方法で保存する義務があります。

請求書の保存期間

個人事業主および法人における請求書（原本および控え）の法定保存期間は以下の通りです。

区分	原則的な保存期間	備考
個人事業主	5年間（確定申告の翌年3月16日から起算）	前々年所得が300万円を超える場合や消費税課税事業者は7年間
法人	7年間（法人税の申告期限の翌日から起算）	赤字（青色申告書を出した年で欠損金が生じた期）の場合は10年間

実務上、個人事業主であってもインボイス発行事業者（課税事業者）となった場合は、消費税法上の観点から7年間保存を標準ルールとして運用することをおすすめします。

電子帳簿保存法における「電子取引データ」の保存要件

メールにPDFを添付して送受信した場合や、WEBシステム上からダウンロードして受領した請求書は、電子帳簿保存法における「電子取引」に該当します。

電子取引でやり取りした請求書データは、原則として紙に印刷して保存することは認められず、データのまま保存する必要があります。

保存する際には、以下の要件を満たさなければなりません。

1. 真実性の確保（改ざん防止対策）

以下のいずれかの措置を講じる必要があります。

タイムスタンプが与えられたデータを受け取る・付与する
データを削除・訂正した履歴が残る（または削除・訂正ができない）システムで保存する
「正当な理由がない訂正削除の防止に関する事務処理規程」を作成し、それに沿って運用・保存する（※個人事業主・小規模事業者は、国税庁のサンプルを参考に事務処理規程を備え付ける方法が最も簡便です）

2. 可視性の確保（検索機能の確保）

保存した請求書データを必要な時にすぐ閲覧・出力できるようにしておく必要があります。

画面やプリンタを備え付け、速やかに出力できるようにしておくこと。
「取引年月日」「取引金額」「取引先名」の3項目で検索できるようにしておくこと。

簡便なファイル命名ルールによる検索機能の確保

高額な専用ソフトを導入しなくても、ファイル名を一定のルールで統一し、フォルダ管理することで検索要件を満たすことが可能です。

ファイル名の命名例：20260430_110000_株式会社〇〇.pdf
- 「年月日（YYYYMMDD）_金額_取引先名」の順で記載する。
フォルダ管理：年度別・月別にフォルダを分けて整理保存する。

7. まとめ

請求書は、日々のビジネスを円滑に進め、正しく対価を受け取るための基礎となる重要な書類です。インボイス制度がスタートした現在では、記載事項の精度と送付・保存に関するルールの遵守がこれまで以上に求められています。

記載事項の徹底：適格請求書発行事業者は、登録番号（T+13桁）や税率ごとの消費税額を含む必須6項目を正確に記載する。
端数処理の統一：消費税額の端数計算は、明細ごとではなく「1請求書あたり・税率は区分ごとに1回」のルールを守る。
送付マナーの遵守：PDF化して誤送信を防ぎ、明確な件名と本文を添えて送付する。郵送の場合は「請求書在中」を明記する。
保存ルールの徹底：電子データで送受信した請求書は、電子帳簿保存法の要件（事務処理規程の備え付けやファイル名のルール化）に沿って7年間確実に保存する。

正しい書き方と送付フローを一度パターン化してしまえば、毎月の請求業務をスムーズかつミスなく行えるようになります。本記事のチェックリストやテンプレート例を参考に、日々の実務に役立ててください。

確認先

国税庁「インボイス制度の概要」
国税庁「適格請求書等保存方式の概要 – インボイス制度の手引き」
国税庁「電子帳簿保存法でお困りの事業者様へ」
中小企業庁「取引文書の作成と保管マナー」