昨今増えているテレワーク。
言葉としてはだいぶ昔からあるし、働き方改革がワークスタイルイノベーションなんて呼ばれてた時代からある気がする。
ZoomやSlack、TeamsやMeetを使うケースが多いですが、慣れていない人には共通の問題点があると思います。
意思疎通が難しい
そんな悩みを僕も持っていた時期がありますが、今はもう皆無です。
そのコツを皆さんに共有したいと思います。
目次
そもそも何でWeb会議って上手くいかないケースが多いんでしょうか。
実経験踏まえて言うと、対面での会議と違って表情が汲み取りづらいのが大きな一因だと思います。
人間、話をするときは相手の顔を見て発してる内容についてのリアクションを見ながら会話を組み立てることが多いです。
それができない。
元々テレカンとか慣れてる人は問題ないし、そもそも悪い意味で人の表情なんか見ない人は気にしないでWeb会議できるかもですが、全員そうではないです。
ファシリテーターの方なんかもそうですよね。
参加者の顔を見ながら話をまとめて組み立てていくから、表情の見えづらいWebだと中々苦戦してしまう。
こんなところがWeb会議の難しいところだと思います。
意思の疎通が難しい故に、認識に齟齬が起きて、プロジェクトや業務に支障が出て何も意味のない会議時間ばかりになってしまうのです。
では、どうすればこんな状況を打破できたのか、僕なりに試して実践してる二つの方法を書いてみます。
まず何よりも白板を使うこと。
これが重要。
オフラインの会議でも白板は使うし、まずはテキストだけでもいいので、話してる事を書いていきながら参加者の合意を適宜取る。
ZoomやSlack、Teamsにはデフォルトで白板機能あるし、もうメモ帳でもPPTでも何でもいいから画面共有しながら議事を取るレコーダー的な役割をする人がいれば、大きな齟齬が起きずに会議もまとまると思います。
僕が使っている環境は、MacBook AirにiPadを繋いで、iPad側でNotionやMiroというアプリを使ってまとめています。
これらのアプリについては別途まとめてご紹介します。
とりあえず、まとめて共有してコンセンサスを得る。
基本的な事ですがこれだけでも変わると思います。
最近、僕が練習して実践にも取り入れている手法です。
こちらの記事でもご紹介しているのでご参考までに。
話の内容をグラフィックにして伝えていく手法です。
ファシリテーターを担う方は白板でやっている事なので、慣れてると思います。
僕はiPadでProCreateというアプリを使って絵を描きながら話をするようにしています。
前述のNotionやMiroも併用しながら、絵はProCreateで描く、というのが最近のスタイルになっています。
ただの板と化していたiPadを意地でも活用したくて、いろいろ調べて辿り着いた手法ですが（笑）
ProCreateについても別でご紹介しようと思います。
もちろんドキュメント作成も多いので、一般的なExcelやPPTも活用します。
これだけでも画面共有で何とか乗り切れるケースもしばしば。
会議の内容によって使い分けてますね、僕の場合。
オブザーバーや意見を求められる参加者として出席するなら前者、自分が主体となって進行させないといけない場合は後者のドキュメント主体。
こんな感じです。
ツールの使い方やまとめ方など、慣れていない方は練習が必要ですが、これからの時代はオンラインが主軸になると思うので、話をまとめれるだけでも一つの武器となり得ると感じています。
と、Web会議にありがちな意思疎通が難しいことや認識齟齬連発事案に対しての僕なりの手法を軽くご紹介してみました。
コンサルタントとしては、会議の主体の時もあるしオブザーバーの時もあるしで、切り替えが忙しいですけど、これらの手法とツールをある程度使いこなせるようになって、クライアントとのミスマッチは無くなってきているのは間違い無いです。
次回はもっとツールの使い方や実践風景なども織り交ぜてご紹介します！
読んで頂いた方、ぜひぜひこれらの手法を取り入れてみてください！
